E-arşiv fatura, GİB'e kayıtlı olmayan (e-fatura mükellefi olmayan) alıcılara veya nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; üstelik yazdırmaya, zarflamaya ve kargo göndermeye gerek yoktur.
E-Arşiv ile E-Fatura Arasındaki Fark
İki sistem sıkça karıştırılır. Temel fark alıcıdadır:
- E-Fatura: Alıcı da GİB sistemine kayıtlıysa kullanılır. Fatura GİB üzerinden alıcıya iletilir.
- E-Arşiv: Alıcı GİB sistemine kayıtlı değilse (bireysel tüketici veya küçük esnaf) kullanılır. Fatura e-posta veya portal üzerinden gönderilir.
Esnaf Muhasebesi her iki sistemi de destekler. Müşteri bilgisini girdiğinizde sistem, müşterinin e-fatura mükellefi olup olmadığını otomatik sorgular ve doğru belge türünü önerir.
E-Arşiv Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?
GİB tebliğlerine göre yıllık hasılatı 500.000 TL'yi aşan veya internet üzerinden satış yapan mükellefler e-arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Bu sınırın altında kalanlar gönüllü olarak sistemi kullanabilir.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
- Esnaf Muhasebesi'ne giriş yapın ve "Yeni Fatura" butonuna tıklayın.
- Müşteri adını veya TC/VKN numarasını girin; sistem e-fatura mükellefiyetini sorgular.
- Müşteri kayıtlı değilse sistem otomatik olarak e-arşiv moduna geçer.
- Ürün veya hizmetleri ekleyin, tutarları onaylayın.
- Fatura oluşturulup GİB'e raporlandıktan sonra müşterinize e-posta veya bağlantı linki ile gönderin.
Arşivleme Yükümlülüğü
E-arşiv faturaları, kâğıt faturalar gibi 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Esnaf Muhasebesi bu arşivlemeyi otomatik olarak bulutta gerçekleştirir; ayrı bir yedekleme sistemi kurmanıza gerek kalmaz.
E-arşiv faturayı müşteriye göndermeden önce GİB'e raporlamamak vergi usul kanunu kapsamında ceza gerektirir. Esnaf Muhasebesi bu raporlamayı siz faturayı onayladığınız anda otomatik gerçekleştirir.
Okudunuz, şimdi deneyin
Esnaf Muhasebesi ile e-fatura kesme, cari takip ve stok yönetimini bugün ücretsiz keşfedin.
Ücretsiz Kullan