E-arşiv fatura, GİB'e kayıtlı olmayan (e-fatura mükellefi olmayan) alıcılara veya nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; üstelik yazdırmaya, zarflamaya ve kargo göndermeye gerek yoktur.
E-Arşiv ile E-Fatura Arasındaki Fark
İki sistem sıkça karıştırılır. Temel fark alıcıdadır:
- E-Fatura: Alıcı da GİB sistemine kayıtlıysa kullanılır. Fatura GİB üzerinden alıcıya iletilir.
- E-Arşiv: Alıcı GİB sistemine kayıtlı değilse (bireysel tüketici veya küçük esnaf) kullanılır. Fatura e-posta veya portal üzerinden gönderilir.
Müşteri VKN/TCKN'sini girdiğinizde entegratörün e-fatura mükellefiyetini sorgulaması, doğru belge türünü (e-fatura veya e-arşiv) seçmenizi kolaylaştırır.
E-Arşiv Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?
GİB tebliğlerine göre yıllık hasılatı 500.000 TL'yi aşan veya internet üzerinden satış yapan mükellefler e-arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Bu sınırın altında kalanlar gönüllü olarak sistemi kullanabilir.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
- Entegratör veya ön muhasebe yazılımınızda yeni fatura oluşturun.
- Müşteri adını veya TC/VKN numarasını girin; e-fatura mükellefiyeti sorgulansın.
- Alıcı GİB'e kayıtlı değilse belge türü e-arşiv olmalıdır.
- Ürün veya hizmetleri ekleyin, tutarları onaylayın.
- Fatura GİB'e raporlandıktan sonra müşteriye e-posta veya bağlantı ile gönderin.
Arşivleme Yükümlülüğü
E-arşiv faturaları, kâğıt faturalar gibi 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bulut tabanlı sistemler bu arşivi otomatik tutar; ayrı bir yedekleme kurmanıza gerek kalmaz.
E-arşiv faturayı müşteriye göndermeden önce GİB'e raporlamamak vergi usul kanunu kapsamında ceza gerektirir. Onayı GİB raporlamasıyla aynı anda yapan bir entegratör kullanın.
onmuhasebeciniz.com üzerinden e-arşiv ve e-faturayı aynı müşteri kartından kesebilir, GİB raporlamasını fatura onayıyla birlikte tamamlayabilirsiniz.
Okudunuz, şimdi deneyin
Esnaf Muhasebesi ile e-fatura kesme, cari takip ve stok yönetimini bugün ücretsiz keşfedin.
Ücretsiz Kullan