E-arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Bireysel müşterinize, yani nihai tüketiciye kestiğiniz faturaların büyük kısmı bu türdendir. Kâğıt faturayla aynı hukuki değere sahiptir; yazdırmak, zarflamak ya da kargolamak gerekmez, müşteriye e-posta veya bağlantı ile ulaşır.
2026'da e-arşiv kuralları önemli ölçüde değişti. Daha önce yalnızca belirli tutarın üzerindeki faturalar için zorunlu olan e-arşiv, artık esnafın çoğu için bütün faturaları kapsıyor. Bu yazıda kimin hangi tarihten itibaren e-arşiv kullanması gerektiğini, faturanın nasıl kesildiğini, iptal ve saklama kurallarını örneklerle anlatıyoruz.
E-arşiv ile e-fatura arasındaki fark
İki belgeyi ayıran şey alıcıdır:
- E-fatura: Alıcı da GİB sistemine kayıtlı bir e-fatura kullanıcısıysa düzenlenir. İki taraf da e-fatura kullanıcısıysa aralarındaki bütün faturalar e-fatura olmalıdır.
- E-arşiv: Alıcı e-fatura kullanıcısı değilse düzenlenir. Vergi mükellefi olmayan nihai tüketici de bu gruptadır.
E-faturaya geçen bir mükellef aynı süre içinde e-arşive de geçer. Yani e-fatura mükellefi bir market, firmalara e-fatura, bireysel müşterilere e-arşiv fatura keser. Kimlerin e-faturaya geçmek zorunda olduğunu 2026 e-fatura zorunluluğu yazımızda anlattık.
Müşterinin vergi numarasını veya T.C. kimlik numarasını girdiğinizde yazılımınız alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgular ve doğru belge türünü önerir. Bu sorgu, yanlış belge türü kesme hatasını büyük ölçüde önler.
2026'da e-arşiv kimler için zorunlu?
573 sıra no.lu tebliğ ile 2025 yılında, e-arşive dahil olmayan mükellefler için vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunlu hâle geldi. 2026'dan itibaren ise bu tutar sınırı kalktı. Ancak 589 sıra no.lu tebliğ, basit usul ve işletme hesabı mükelleflerine bir yıl daha tanıdı. Durumu defter türüne göre şöyle özetleyebiliriz:
| Defter türü | 2026'da kural | 2027'den itibaren |
|---|---|---|
| Bilanço esası | 1 Ocak 2026'dan itibaren bütün faturalar, tutarına bakılmaksızın e-arşiv | Aynı |
| İşletme hesabı esası | Vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar e-arşiv; 3.000 TL'ye kadar kâğıt fatura düzenlenebilir | 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalar e-arşiv |
| Basit usul | Vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar e-arşiv; 3.000 TL'ye kadar kâğıt fatura düzenlenebilir | 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalar e-arşiv |
| E-fatura mükellefleri | E-fatura kullanıcısı olmayan her alıcıya e-arşiv | Aynı |
Hangi defter türüne tabi olduğunuzdan emin değilseniz basit usul ile gerçek usul arasındaki farkı anlattığımız yazıya bakabilirsiniz.
Aynı gün kuralı
3.000 TL sınırı hesaplanırken aynı gün aynı kişiye kesilen faturaların vergiler dahil toplamı dikkate alınır. Basit usuldeki bir kırtasiyecinin bir okula aynı gün 1.800 TL ve 1.700 TL'lik iki fatura kestiğini düşünelim. Toplam 3.500 TL eder ve 3.000 TL'yi aşar. Bu durumda satışı ikiye bölmek kâğıtta kalmayı sağlamaz; o gün o alıcıya kestiğiniz faturaları e-arşiv olarak düzenlemeniz gerekir.
Aynı kırtasiyeci gün içinde farklı velilere 250 TL, 400 TL ve 600 TL'lik satışlar yaparsa, her biri ayrı kişiye kesildiği ve 3.000 TL'nin altında kaldığı için 2026 sonuna kadar bunları kâğıt faturayla belgeleyebilir. 1 Ocak 2027'den itibaren bu satışlar için de e-arşiv gerekecek.
E-arşiv olarak düzenlenmesi gereken faturayı kâğıtta kesmek VUK 353/1'e göre özel usulsüzlük cezası doğurur ve ceza her fatura için ayrı uygulanır. 2026'da ceza fatura tutarının %10'udur; ancak ilk tespitte 17.000 TL'den az olamaz.
Fatura kesmek ne zaman zorunlu?
E-arşiv kuralı faturanın hangi biçimde kesileceğini belirler. Fatura kesip kesmeyeceğiniz ise ayrı bir kuraldır. 2026'da vergi mükellefi olmayan bir müşteriye yaptığınız satış 12.000 TL'yi aşarsa, müşteri istemese de fatura vermek zorundasınız. Bu tutarın altındaki satışlarda müşteri isterse fatura verilir. Vergi mükellefine yapılan satışlarda ise tutar ne olursa olsun fatura düzenlenir.
Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu sürede düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
E-arşiv fatura nasıl kesilir?
E-arşiv faturalar GİB'in e-Belge portalı üzerinden veya GİB'den izin almış bir özel entegratörün sistemiyle düzenlenir. Günde birkaç fatura kesen esnaf portalla idare edebilir; fatura sayısı arttıkça cari ve stok kayıtlarıyla bağlantılı bir yazılım işinizi kolaylaştırır. Adımlar kabaca şöyledir:
- Yazılımınızda yeni fatura oluşturun.
- Müşterinin adını ve vergi numarasını veya T.C. kimlik numarasını girin; sistem e-fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgular.
- Alıcı e-fatura kullanıcısı değilse belge türü e-arşiv olur.
- Ürün veya hizmetleri, miktarları ve KDV oranlarını ekleyin; toplamı kontrol edin.
- Faturayı onaylayın ve müşteriye e-posta, SMS veya bağlantı ile iletin.
Perakende satışlara özel senaryolar için perakende satışta e-arşiv yazımıza göz atabilirsiniz.
Yanlış kesilen e-arşiv fatura nasıl iptal edilir?
GİB'in 2021 tarihli kılavuzuna göre e-arşiv fatura, alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde GİB portalı üzerinden iptal edilebilir. Bu süre geçtiyse iade faturası gibi düzeltme yolları kullanılır. Kılavuz sonrasında güncellenmiş olabileceği için iptal öncesinde güncel kuralı mali müşavirinize teyit ettirin.
Faturayı alan taraf da içeriğe itiraz edebilir. Türk Ticaret Kanunu'na göre faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde itiraz etmezse içeriğini kabul etmiş sayılır. İtiraz ve iptal adımlarını e-fatura iptal ve itiraz rehberimizde ayrıntılı anlattık.
E-arşiv faturalar ne kadar süre saklanır?
E-arşiv faturalar için saklama süreleri kâğıt belgeyle aynıdır:
- Vergi Usul Kanunu: Belgenin ait olduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl.
- Türk Ticaret Kanunu: Ticari defter ve belgeler için 10 yıl.
Ticari işletmeler için pratikte 10 yılı esas almak en güvenli yoldur. E-belgeler mali mühür veya imzalarıyla birlikte elektronik ortamda ve Türkiye sınırları içinde saklanmalıdır. Faturanın PDF çıktısını bilgisayarınızda tutmak bu yükümlülüğü tek başına karşılamaz; yazılımınızın veya entegratörünüzün arşivi nasıl tuttuğunu sorun.
Onmuhasebeciniz'in ücretsiz hesabıyla 50 cari, 50 stok kaydı tutabilir ve ayda 100 fatura PDF'i oluşturabilirsiniz; hesap süresizdir. E-arşiv ve e-fatura, GİB onaylı bir özel entegratör üzerinden Yıllık Paket'te (₺6.500 + KDV/yıl) sunulur.
Sık sorulan sorular
Basit usuldeyim, 2026'da kâğıt fatura kesebilir miyim?
Evet, 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'ye kadar olan faturaları kâğıt düzenleyebilirsiniz. Aynı gün aynı kişiye kestiğiniz faturaların toplamı 3.000 TL'yi aşarsa e-arşiv gerekir. 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalarınız e-arşiv olacak.
Müşteri T.C. kimlik numarasını vermek istemezse ne yaparım?
Nihai tüketiciye yapılan satışlarda alıcı bilgilerinin nasıl doldurulacağı yazılımınızın e-arşiv ekranında yer alır. Hangi bilgilerin zorunlu olduğunu entegratörünüze veya mali müşavirinize sorun.
E-arşiv faturayı müşteriye kâğıt olarak verebilir miyim?
Müşteri isterse faturanın çıktısını verebilirsiniz; ancak asıl belge elektronik olandır ve saklama yükümlülüğü elektronik belge için geçerlidir.
Kaynaklar
- 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, bölüm IV.2.4.1, IV.2.4.3 ve V.1 (güncel metin, Andersen sirküler eki)
- 573 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (RG 12.11.2024, sayı 32720), Andersen sirküleri 2024/62
- 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (RG 31.12.2025, sayı 33124 5. mükerrer), alomaliye
- 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (RG 31.12.2025, sayı 33124 5. mükerrer), alomaliye
- Hukukçular Evi, VUK 227/231 özet (fatura düzenleme süresi)
- GİB e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, alomaliye
- TÜRMOB, VUK'a göre defter ve belgelerin saklanma süreleri
Bu yazıdaki tutar ve tarihler 4 Ekim 2026 itibarıyla kontrol edilmiştir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Yazar
Oğuzhan Genç · Finans Uzmanı
Oğuzhan Genç, KOBİ'lerin ön muhasebe, e-fatura ve finansal süreçlerini anlaşılır hale getirmek için içerik hazırlayan Önmuhasebeciniz finans uzmanıdır. İşletmelerin günlük mali kayıt, fatura ve nakit akışı konularında pratik bilgiye ulaşmasına yardımcı olur.