Restoranda sebze alırken çiftçiden fatura gelmez; hurda alırken karşı taraf vergi mükellefi değildir; pazar yerinden mal alımında satıcı yalnızca kimlik gösterir. Bu durumlarda alış belgesi eksik kalırsa gider kaydı yapılamaz, KDV indirimi veya maliyet düşümü sorun çıkarır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), fatura yerine gider pusulası düzenlenmesini zorunlu kılan alımları Vergi Usul Kanunu ve Katma Değer Vergisi Kanunu çerçevesinde net biçimde tanımlar. Bu rehberde gider pusulasının ne zaman kesildiğini, faturadan farkını, tarım ve hurda gibi sık karşılaşılan senaryolarda KDV ile stopajın nasıl işlediğini ve denetimde hangi noktaların kontrol edildiğini adım adım anlatıyoruz.
Gider Pusulası Nedir, Faturadan Farkı Ne?
Fatura, mal veya hizmet satıcısının düzenlediği ticari belgedir; satışı resmileştirir, KDV yükümlülüğünü satıcı tarafında başlatır. Gider pusulası ise belirli alımlarda alıcının düzenlediği belgedir. Amaç, fatura kesme yükümlülüğü bulunmayan veya istisna kapsamındaki kişilerden yapılan alımları vergi kayıt sistemine taşımaktır.
Temel farklar şöyle özetlenir:
| Özellik | Fatura | Gider pusulası | | --- | --- | --- | | Düzenleyen | Satıcı | Alıcı (siz) | | Tipik durum | Vergi mükellefi satıcıdan alım | Fatura kesemeyen veya istisnada olan satıcıdan alım | | KDV beyanı | Çoğunlukla satıcı | Alıcı, belirli hallerde hesaplar ve beyan eder | | Stopaj | İşleme göre satıcı veya alıcı | Tarım ürünü gibi alımlarda alıcı stopaj keser |
Gider pusulası, alış faturası gibi gider kaydının dayanağıdır; ancak belge formatı ve vergi yükümlülükleri farklıdır. Belgeyi alıcı düzenlediği için “satıcı bana fatura kesmedi” demek yükümlülüğü ortadan kaldırmaz; tam tersine belgeyi sizin kesmeniz gerekir.
Gider pusulası yalnızca kanunun saydığı hallerde kullanılır. Normal tedarikçiniz e-fatura veya e-arşiv fatura kesebiliyorsa ondan gider pusulası istemezsiniz; satıcının kestiği faturayı kaydedersiniz. Belge türü karışıklığı e-arşiv fatura rehberi ile satış tarafını, bu yazı ise alım tarafındaki istisnayı tamamlar.
Kim, Hangi Alımlarda Gider Pusulası Düzenler?
Gider pusulası düzenleme yükümlülüğü alıcıdadır. İşletme hesabı defteri tutan esnaf, limited şirket veya serbest meslek erbabı fark etmeksizin, kanunda sayılan kişilerden mal aldığınızda belgeyi sizin düzenlemeniz gerekir. Satıcı belgeyi imzalar; asıl yükümlü alıcıdır.
En sık karşılaşılan alım türleri:
- Tarım ve hayvancılık ürünleri — fatura kesme yükümlülüğü olmayan çiftçi veya yetiştiriciden doğrudan alım
- Hurda, atık ve benzeri maddeler — vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan hurda metal, kağıt, plastik vb.
- Kıymetli maden ve ziynet alımları — belirli istisna kapsamındaki satıcılardan alım
- Taşıma hizmeti (nakliye) — fatura düzenleme yükümlülüğü bulunmayan gerçek kişi taşıyıcıdan hizmet alımı
- Diğer istisna kapsamındaki alımlar — GİB tebliğlerinde açıkça gider pusulasına yönlendirilen işlemler
Satıcının TCKN’si, adı-soyadı, adresi, malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı belgede yer almalıdır. Belge seri-sıra numaralı olmalı; kopyası satıcıya verilir, aslı işletmede saklanır.
Tarım Ürünü Alımlarında Gider Pusulası
Market, restoran, gıda toptancısı veya işleme tesisine mal veren esnafın en sık yaşadığı senaryo çiftçiden veya aracı olmayan üreticiden doğrudan alımdır. Üretici fatura kesme yükümlülüğünde değilse alıcı gider pusulası düzenler.
Pratik akış:
- Alım anında satıcının kimlik bilgilerini alın (TCKN zorunlu).
- Ürün cinsi, miktar (kg, adet, koli), birim fiyat ve toplam tutarı yazın.
- Tarım ürünlerinde gelir vergisi stopajı uygulanır; oran ürün ve alıcı profiline göre değişir (güncel oranlar GİB tarım stopajı tebliğinde yayımlanır).
- Stopaj tutarını pusulada gösterin; satıcıya stopaj düşülmüş net tutarı ödeyin.
- Belgeyi gider kaydına ve varsa stopaj beyannamesine işleyin.
Örnek: Bir restoran, fatura kesmeyen çiftçiden 10.000 TL’lik sebze aldı. Stopaj oranı %2 ise 200 TL stopaj kesilir; çiftçiye 9.800 TL ödenir. Restoran 10.000 TL’yi gider yazar, 200 TL stopajı beyan eder.
Aynı üreticiden yıl içinde belirli tutarın üzerinde alım yapılırsanız üretici adına mükellefiyet tesis gündeme gelebilir; alıcı olarak sizin de bu eşiği takip etmeniz gerekir. Eşik aşıldığında satıcı fatura kesmeye başlayabilir; o noktadan sonra gider pusulası yerine fatura alırsınız. Güncel tutarları mali müşavirinizden veya GİB duyurularından kontrol edin.
Hurda ve Benzeri Alımlarda Belge Düzeni
Hurdacı, geri dönüşüm tesisine mal veren atölye veya imalathane sahibi, vergi mükellefi olmayan kişilerden hurda aldığında yine gider pusulası düzenler. Hurda alımlarında hem KDV hem gelir vergisi stopajı gündeme gelebilir; işlemin niteliğine göre alıcı KDV’yi hesaplayıp beyan eder (vergi sorumluluğu alıcıya geçen haller).
Dikkat edilmesi gerekenler:
- Hurda türünü net yazın (demir hurda, bakır, alüminyum vb.); “malzeme” gibi belirsiz ifadeler denetimde sorun çıkarır.
- Tartı fişi, fotoğraf veya kantar kaydı gibi destekleyici belgeleri dosyalayın; GİB miktar ile tutar uyumuna bakar.
- Satıcı gerçek kişi ve mükellef değilse TCKN doğrulaması yapın; sahte kimlik bilgisi alıcıyı da sorumlu tutar.
- Hurda satış tarafında fatura kesiyorsanız alım belgeniz de ayrı takip edilir; stok ve maliyet kayıtları birbirini tutmalıdır.
Hurda alım-satımında belge zinciri kopuksa hem KDV hem gelir vergisi tarafında risk oluşur. Alım belgesi olmadan stok girişi yapmak, maliyet düşümünü denetimde reddettirebilir.
KDV ve Stopaj Gider Pusulasında Nasıl Yansır?
Gider pusulasında vergi yansıması, faturadaki gibi otomatik değildir; alıcı doğru oranı hesaplar ve beyan eder. Stopaj ile KDV tevkifatını karıştırmayın: stopaj gelir vergisi kesintisidir, tevkifat KDV’nin bölünmesidir. Satış tarafındaki tevkifatlı fatura mantığı tevkifatlı fatura rehberi yazısında ayrıntılı anlatılır; gider pusulasında ise çoğunlukla stopaj ve bazı alımlarda KDV sorumluluğu söz konusudur.
Stopaj: Tarım ürünü alımlarında matrah üzerinden belirli oranda gelir vergisi kesilir; satıcıya net ödeme yapılır, alıcı stopajı beyan eder. Hurda alımlarında da stopaj uygulanabilir.
KDV: Hurda gibi belirli alımlarda alıcı, KDV’yi hesaplayıp hem indirilecek hem de hesaplanan KDV olarak beyan edebilir (işlem türüne göre tam veya kısmi indirim kısıtı uygulanır). Gider pusulasında KDV satırı açıkça gösterilmeli; sessizce geçmek beyan hatası sayılır.
Kayıt tarafı: Gider pusulası tutarı (KDV dahil veya hariç, işleme göre) gider defterine veya işletme hesabı kaydına işlenir. Stopaj, giderin parçası değil; ayrı vergi yükümlülüğü olarak takip edilir. Nakit ödeme kasa defterine yansır; belge ile ödeme tutarının (stopaj düşülmüş net) eşleşmesi şarttır. Günlük kayıt düzeni için kasa defteri zorunluluğu rehberindeki gider satırı mantığını uygulayabilirsiniz.
Gider pusulası düzenlediğiniz gün, belge numarasını ve stopaj tutarını ayrı bir listede tutun. Ay sonunda stopaj beyannamesi ile kasa çıkışlarını karşılaştırmak, eksik beyanı erken yakalar. Tedarikçi borç takibinde belge türünü (fatura / gider pusulası) ayırmak için tedarikçi borçları cari rehberi kayıt ayrımına faydalı olur.
GİB Denetiminde Gider Pusulasına Bakış
Vergi incelemesinde GİB, gider pusulası düzenlenmesi gereken alımlarda belgesiz gider kaydını red eder. Denetçinin sık kontrol ettiği alanlar:
- Belge zorunluluğu: Tarım, hurda ve istisna kapsamındaki alımlarda pusula yoksa gider kabul edilmez.
- Kimlik bilgisi: Satıcı TCKN’si hatalı veya uydurma ise belge geçersiz sayılabilir.
- Stopaj beyanı: Kesilen stopajın beyan edilip edilmediği, ödeme tutarı ile pusula tutarının uyumu.
- KDV beyanı: Hurda gibi alımlarda KDV sorumluluğu varsa indirim-hesaplanan KDV eşleşmesi.
- Stok ve maliyet: Alınan malın stok kayıtlarına girip girmediği; belge miktarı ile depo hareketi.
- Seri-sıra numarası: Kopuk numara, aynı numaranın tekrarı veya tarih sırası bozukluğu.
Özellikle restoran, market, geri dönüşüm ve imalat sektörlerinde tarım ile hurda alımları yüksek hacimli olduğundan inceleme öncelikli alanlardır. Belgeyi “sonra düzenlerim” demek yerine alım günü kesmek, hem ceza riskini hem de muhasebe yıl sonu yükünü azaltır.
Sık Senaryolar: Ne Yapmalısınız?
Senaryo 1 — Pazar yerinden sebze: Satıcı fatura kesmiyor. Alıcı gider pusulası düzenler, stopaj keser, net ödeme yapar. Aynı satıcıdan düzenli alım varsa yıllık haddi izleyin.
Senaryo 2 — Bireyden hurda alım: TCKN alın, tartı belgesi ekleyin, gider pusulasında hurda cinsi ve KDV/stopaj satırlarını doldurun. Hurdayı işledikten sonra satış tarafında normal fatura kesmeye devam edin; alım belgesi maliyet dayanağı olur.
Senaryo 3 — Tedarikçi e-fatura gönderdi: Gider pusulası gerekmez; gelen faturayı kaydedin. Satıcı hem fatura hem pusula vermeye çalışıyorsa çift belge riski doğar; tek doğru belge türünü seçin.
Senaryo 4 — Basit usul esnaf: Muafiyet sınırı içinde ve defter tutmuyorsanız gider pusulası yükümlülüğünüz de doğmamış olabilir; mükellefiyet ve defter türünüze göre değişir. Had aşımında kayıt düzeni başlar. Eşikler için esnaf muafiyet sınırları 2026 tablolarına bakın.
Özet Kontrol Listesi
Alım öncesi kendinize şu soruları sorun:
- Satıcı fatura kesebiliyor mu? Evet ise gider pusulası değil, fatura alın.
- Alım tarım ürünü, hurda veya kanuni listedeki istisna kapsamında mı? Evet ise gider pusulasını siz düzenleyin.
- Stopaj oranı ve KDV sorumluluğu doğru mu? Mali müşaviriniz veya GİB güncel tebliğleri referans alın.
- Ödeme tutarı, stopaj düşülmüş net ile kasa kaydında eşleşiyor mu?
- Belge aslı dosyalandı mı; stok veya gider kaydı aynı gün işlendi mi?
Gider pusulası, fatura alternatifi değil; belirli alımlarda zorunlu alıcı belgesidir. Doğru düzenlenmediğinde gider reddi, stopaj cezası ve KDV farkı bir arada gelebilir. Alım anında belge kesmek, yıl sonu telafi çabasından çok daha ucuzdur.
Alım belgelerini gider kaydı, stopaj takibi ve cari hesapla aynı yerde tutmak isteyen esnaf ve KOBİ’ler onmuhasebeciniz.com üzerinden ücretsiz deneme hesabı açarak gider pusulası ve fatura ayrımını pratikte nasıl yönettiklerini görebilir.
Okudunuz, şimdi deneyin
Esnaf Muhasebesi ile e-fatura kesme, cari takip ve stok yönetimini bugün ücretsiz keşfedin.
Ücretsiz Kullan