Gider Pusulası Ne Zaman Kesilir? Hangi Alımlarda Düzenlenir?

Evinde el işi üretip satan birinden ürün aldınız, vergiden muaf bir esnafa iş yaptırdınız ya da fatura kesme yükümlülüğü olmayan biriyle alışveriş yaptınız. Karşı taraf fatura kesemiyorsa alış belgesi eksik kalır ve gider kaydı sorun çıkarır. Vergi Usul Kanunu bu boşluğu iki belgeyle kapatır: belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişilerden alımlarda gider pusulası, gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden alımlarda ise müstahsil makbuzu. Bu rehberde gider pusulasının ne zaman kesildiğini, müstahsil makbuzundan farkını, stopajın nasıl işlediğini ve denetimde nelere bakıldığını anlatıyoruz.

Gider Pusulası Nedir, Faturadan Farkı Ne?

Fatura, mal veya hizmeti satan tarafın düzenlediği belgedir. Gider pusulası ise alıcının düzenleyip satıcıya imzalattığı belgedir. Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesine göre birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, basit usul mükellefleri, defter tutan serbest meslek erbabı ve çiftçiler, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişilere yaptırdıkları işler veya onlardan aldıkları mallar için gider pusulası düzenler.

Vergiden muaf esnaf adına düzenlenen gider pusulası, kanuna göre o kişinin verdiği fatura hükmündedir. Yani belgeyi sizin düzenlemeniz gerekir; "satıcı bana fatura vermedi" demek yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.

Hangi Alımlarda Gider Pusulası Düzenlenir?

En sık karşılaşılan durumlar şunlardır:

1. Vergiden muaf esnaftan alımlar: Evinde ürettiği el işi, yiyecek veya benzeri ürünleri satan, esnaf muaflığından yararlanan kişilerden alınan mallar
2. Muaf esnafa yaptırılan işler: Esnaf muaflığı kapsamında çalışan kişilere yaptırılan hizmetler
3. Belge düzenleme zorunluluğu olmayan diğer kişilerden alımlar: Ticari faaliyeti olmayan birinden ikinci el demirbaş almak gibi
4. Basit usul mükelleflerinden sabit kıymet alımları: Basit usuldeki esnafın taşıt dışındaki sabit kıymet satışları, alıcının düzenlediği gider pusulasıyla belgelenebilir

Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden ürün alımı bu listede yoktur; o durumda müstahsil makbuzu düzenlenir (aşağıda ayrıca anlatılıyor).

Kanuna göre gider pusulasında işin mahiyeti, malın cinsi, miktarı ve bedeli, iş ücreti, alıcı ile satıcının adı soyadı (tüzel kişilerde unvanı), adresleri ve tarih bulunur. Belge seri ve sıra numaralı olur, iki nüsha düzenlenir ve bir nüshası satıcıya verilir.

Süre: Gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır.

Banka dekontu yerine geçebilir: Bedeli bu 7 gün içinde banka, yetkili ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla öder ve dekontta gider pusulasında bulunması gereken bilgiler yer alırsa, dekont gider pusulası yerine geçer.

Çiftçiden Alımda Müstahsil Makbuzu

Market, restoran veya gıda toptancısının en sık yaşadığı senaryo, ürününü doğrudan çiftçiden almaktır. Satıcı gerçek usulde vergilendirilmeyen bir çiftçiyse kanun burada gider pusulasını değil, Vergi Usul Kanunu'nun 235. maddesindeki müstahsil makbuzunu öngörür.

• Müstahsil makbuzunu birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, basit usul mükellefleri ve defter tutan çiftçiler düzenler.
• Makbuz, malın bedeli ödenirken iki nüsha düzenlenir; biri çiftçiye verilir, alıcıda kalan nüsha fatura yerine geçer.
• Makbuzda tarih, alıcının ve satıcının bilgileri ile malın cinsi, miktarı ve bedeli yer alır.

Stopaj: Gelir vergisi tevkifatı yapmakla sorumlu alıcılar, çiftçiye yaptıkları ödemeden stopaj keser. GİB'in zirai kazanç rehberine göre oranlar şöyledir: hayvan ve hayvansal ürünlerde %2 (ticaret borsasında tescil ettirilerek alınanlarda %1), diğer zirai ürünlerde %4 (borsada %2), zirai hizmetlerde %4. Çiftçinin basit usul mükelleflerine yaptığı satışlarda stopaj yapılmaz.

Örnek: Restoranın çiftçiden sebze alımı

Diyelim ki işletme hesabı esasına göre defter tutan bir restoran, gerçek usulde vergilendirilmeyen bir çiftçiden 10.000 TL'lik sebze aldı ve alım borsada tescil edilmedi.

• Düzenlenecek belge: müstahsil makbuzu
• Stopaj (%4): 400 TL
• Çiftçiye ödenecek net tutar: 9.600 TL
• Restoran 10.000 TL'yi maliyet olarak kaydeder, 400 TL stopajı muhtasar beyannamesiyle beyan edip öder.

Aynı restoran basit usulde olsaydı müstahsil makbuzunu yine düzenlerdi, ama stopaj kesmez ve çiftçiye 10.000 TL öderdi.

Muaf Esnaftan Alımlarda Stopaj

Esnaf muaflığından yararlanan birinden mal veya hizmet aldığınızda gider pusulası düzenler ve kural olarak ödemeden stopaj kesersiniz. GİB rehberlerinde yer alan oranlar şöyledir:

• Evde üretilen ürünlerin satışında esnaf muaflığından yararlananlardan (GVK 9/6) alınan mallar: %2
• Esnaf muaflığı kapsamında verilen hizmetler: %10

Hurda ve diğer mal alımlarında da farklı oranlar uygulanır; bu oranları işleme başlamadan önce mali müşavirinizle teyit edin.

Örnek: Kafenin ev yapımı ürün alımı

Diyelim ki gerçek usuldeki bir kafe, evde ürettiği kurabiyeleri satan ve esnaf muaflığından yararlanan birinden 5.000 TL'lik ürün aldı.

• Düzenlenecek belge: gider pusulası (ya da bedel 7 gün içinde bankadan ödenirse gerekli bilgileri içeren dekont)
• Stopaj (%2): 100 TL
• Satıcıya ödenecek net tutar: 4.900 TL
• Kafe 5.000 TL'yi gider yazar, 100 TL stopajı muhtasar beyannamesiyle beyan eder.

Basit usuldeki alıcı: Basit usul mükellefleri muaf esnaftan alımlarda da gider pusulası düzenlemek zorundadır, ama gelir vergisi tevkifatı yapmazlar. Bu nedenle stopaj kesmeden ödeme yaparlar.

Kayıt Tarafı

Gider pusulası tutarı alış veya gider olarak kaydedilir. Kesilen stopaj giderin parçası değildir; ayrı bir vergi yükümlülüğü olarak izlenir. Nakit ödemede kasadan çıkan tutar, stopaj düşülmüş net tutardır; belgedeki brüt tutar ile kasa çıkışı arasındaki fark stopaj kadar olmalıdır. Günlük nakit takibi için kasa defteri rehberi yazısındaki düzeni uygulayabilirsiniz.

Gider pusulası ile KDV tevkifatını da karıştırmayın: Gider pusulasında kesilen tutar gelir vergisi stopajıdır. KDV tevkifatının mantığı tevkifatlı fatura rehberi yazısında anlatılır.

Denetimde Neye Bakılır?

Vergi incelemesinde gider pusulası ve müstahsil makbuzu düzenlenmesi gereken alımlarda şu noktalar kontrol edilir:

• Doğru belge türü: Çiftçiden alımda müstahsil makbuzu, muaf esnaftan alımda gider pusulası düzenlenmiş mi?
• Süre: Gider pusulası 7 gün içinde düzenlenmiş mi?
• Bilgiler: Satıcının adı soyadı, adresi, malın cinsi, miktarı ve bedeli eksiksiz mi?
• Stopaj: Kesilen stopaj beyan edilmiş mi, ödeme tutarı belgeyle uyumlu mu?
• Seri-sıra numarası: Atlanan numara, tekrar eden numara veya tarih sırası bozukluğu var mı?

Gider pusulası veya müstahsil makbuzu hiç düzenlenmezse, fatura düzenlememe ile aynı kapsamda özel usulsüzlük cezası gündeme gelebilir. Belgeyi alım günü düzenlemek hem bu riski hem de yıl sonu telaşını azaltır.

Özet Kontrol Listesi

Alım yapmadan önce kendinize şu soruları sorun:

1. Satıcı fatura kesebiliyor mu? Evet ise faturasını alın.
2. Satıcı gerçek usulde vergilendirilmeyen bir çiftçi mi? Evet ise müstahsil makbuzu düzenleyin.
3. Satıcı muaf esnaf veya belge düzenleme zorunluluğu olmayan biri mi? Evet ise 7 gün içinde gider pusulası düzenleyin ya da bedeli bankadan ödeyip dekontu saklayın.
4. Stopaj kesmeniz gerekiyor mu? Basit usuldeyseniz kesmezsiniz; değilseniz oranı mali müşavirinizle teyit edin.
5. Belgenin bir nüshası satıcıya verildi mi, sizdeki nüsha dosyalandı mı?

Alış belgelerini gider kaydı, stopaj takibi ve cari hesapla aynı yerde tutmak isterseniz onmuhasebeciniz.com üzerinden ücretsiz deneme hesabı açarak fatura ve gider pusulası ayrımını pratikte deneyebilirsiniz.

Kaynaklar

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, madde 234 ve 235 (mevzuat.gov.tr)
• GİB, Zirai Kazanç Elde Eden Mükellefler İçin Vergi Rehberi (2024)
• GİB, Evlerde Üretilen Ürünlerin Satışında Esnaf Muaflığı Rehberi (2025)
• GİB, Basit Usul Rehberi (2025)
• 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, alomaliye

Bu yazıdaki tutar ve tarihler 4 Ekim 2026 itibarıyla kontrol edilmiştir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.