Mal aldığınızda faturayı çekmeceye koyup ödemeyi “zamanı gelince” halletmek, kısa vadede işleri kolaylaştırsa da orta vadede en sık karşılaşılan sorunlardan biridir: Tedarikçiye ne kadar borcunuz var, hangi fatura hangi gün vadesi doluyor, geçen ay havale yaptınız ama karşı taraf neden hâlâ arıyor? Cari hesap, bu sorulara net cevap veren kayıt sistemidir. Müşteriden alacağınız bir tarafta; tedarikçiye borcunuz diğer tarafta durur. Bu rehberde mal alımında oluşan borçların vade takibini, ödeme planını ve mutabakat sürecini esnafın günlük pratiğine indirgeyerek anlatıyoruz.
Tedarikçi Borcu Neden Ayrı Takip Edilmeli?
Bir esnaf dükkânında borç genelde üç kaynaktan gelir: mal tedarikçisi, kira ve sabit giderler, vergi ve SGK yükümlülükleri. Mal tedarikçisi borcu en değişken olanıdır; fatura sayısı, vade günü ve iade oranı ay ay farklılaşır. Kasadan çıkan her ödemeyi “gider” diye kaydetmek yetmez; hangi tedarikçiye, hangi faturaya karşılık ödediğinizi bilmezseniz:
- Aynı faturayı iki kez ödeyebilir veya tam tersine hiç ödememiş sayılırsınız
- Vadesi yaklaşan borçları kaçırıp tedarikçiyle ilişkinizi zedelersiniz
- Nakit sıkışıklığında hangi borcu erteleyeceğinize karar veremezsiniz
Cari hesapta her tedarikçi için ayrı kart açarsınız. Alış faturası borcu artırır; havale, nakit veya çekle yapılan ödeme borcu düşürür. Kalan bakiye, o tedarikçiye ne kadar borçlu olduğunuzu gösterir. Müşteri alacakları tarafını nasıl düzenlediğinizi müşteri alacaklarını takip etmenin 5 yolu yazısında ele almıştık; tedarikçi borçları aynı mantığın ters yüzüdür.
Alış faturası e-fatura veya e-arşiv olarak GİB sistemine düşse bile, kendi cari kaydınızda ayrıca tutmanız gerekir. Resmi belge ile işletme içi borç takibi birbirinin yerine geçmez. Elektronik fatura sürecine yeni geçen esnaf için e-arşiv fatura rehberi alım faturalarının nasıl geldiğini adım adım anlatıyor.
Tedarikçi Cari Kartı Nasıl Kurulur?
Karmaşık bir muhasebe yapısına gerek yok. Her tedarikçi için şu bilgiler yeterli:
- Unvan ve vergi numarası (VKN/TCKN): Mutabakat ve resmi yazışmalarda şart
- Varsayılan vade günü: Örneğin “mal geldikten 30 gün sonra” veya “ayın 15’i”
- İletişim bilgisi: Ödeme planı görüşmek için
- Not alanı: “Peşin iskonto %2”, “min. sipariş 5.000 TL” gibi hatırlatmalar
Her alış faturası geldiğinde cari karta şu alanları girin:
- Fatura tarihi ve numarası
- KDV dahil veya hariç tutar (tercihen ikisini de; KDV ayrı görünsün)
- Vade tarihi (fatura tarihi + anlaşılan gün sayısı)
- Ödeme durumu: açık / kısmi ödendi / kapandı
İade veya fire durumunda alış iade faturası cari bakiyeyi düşürür. Sadece “faturayı sildim” demek yetmez; hem stok hem cari tarafı birlikte güncellenmelidir. Stok hareketleriyle carinin uyumunu kritik stok seviyesi rehberi mal alım döngüsü bağlamında ele alıyor.
Vade Günü ve Ödeme Planı
Tedarikçilerle anlaşma genelde sözlü yapılır: “30 gün vadeli”, “60 gün açık hesap”, “peşin %3 iskonto”. Sözlü anlaşmayı cari karttaki varsayılan vade alanına yazın; fatura girerken sistem otomatik vade hesaplasın. Elle her seferinde tarih yazmak hataya açıktır.
Ödeme planı yaparken üç soruya cevap verin:
- Bu hafta vadesi dolan borç toplamı ne? Kasadaki nakit ve beklenen tahsilatlarla karşılaştırın
- Hangi borç gecikirse ceza veya mal kesintisi riski var? Öncelik sırasını buna göre belirleyin
- Peşin ödemeyle iskonto alınabilir mi? Nakit fazlası varsa erken ödeme bazen daha kârlıdır
Vade takvimini haftalık gözden geçirmek yeterlidir. Günlük kontrol çoğu esnaf için gereksiz; ay sonunda ise tüm açık faturaları mutlaka tarayın.
Vadesi geçmiş borcu olan tedarikçiye yeni sipariş vermeden önce bakiyeyi netleştirin. “Sonra hallederiz” yaklaşımı, mal kesintisi veya fiyat artışıyla size döner. Özellikle tek tedarikçiye bağımlı ürünlerde bu risk yüksektir.
Mutabakat: Fatura ile Ödeme Eşleştirmesi
Mutabakat, sizin kayıtlarınızla tedarikçinin kayıtlarının aynı tutarı göstermesini sağlama sürecidir. Ay sonu veya üç ayda bir yapılması yeterli; büyük hacimli alımlarda aylık tercih edilir.
Mutabakat adımları:
- Kendi cari ekstrenizi çıkarın — dönem başı bakiye, dönem içi faturalar, dönem içi ödemeler, dönem sonu bakiye
- Tedarikçiden ekstre isteyin — e-posta veya portal üzerinden gelen resmi hesap özeti
- Satır satır karşılaştırın — eksik fatura, fazla ödeme, yanlış tarihli kayıt var mı?
- Farkları not edin — genelde unutulan iade faturası, henüz yansımamış havale veya KDV tutarı farkı
- Anlaşmazlık varsa yazılı iletin — telefon konuşması yetmez; e-posta veya WhatsApp yazılı iz bırakır
Kısmi ödeme yaptığınızda mutlaka hangi faturaya mahsup edildiğini belirtin. “10.000 TL havale” demek yerine “Fatura no 2026-045 ve 2026-048’e mahsup” yazın. Tedarikçi tarafı da aynı şekilde işaretlerse çift kayıt riski azalır.
Banka dekontundaki açıklama alanı bu iş için altın değerindedir. Boş bırakılan havaleler, muhasebe departmanı olmayan küçük tedarikçilerde bile haftalarca açık kalabilir.
Nakit Akışını Koruyarak Ödeme Sırası
Tüm borçları aynı gün ödemek çoğu esnaf için mümkün değildir. Öncelik sırası belirlerken şu çerçeveyi kullanabilirsiniz:
| Öncelik | Borç türü | Gerekçe | | --- | --- | --- | | 1 | Vadesi bugün veya geçmiş, mal kesintisi riski olan | İş sürekliliği | | 2 | Vergi, SGK, resmi yükümlülükler | Gecikme cezası ve haciz riski | | 3 | Peşin iskontolu erken ödeme fırsatı | Nakit maliyetinden düşükse | | 4 | Normal vadeli tedarikçi borçları | Planlı ödeme | | 5 | Esnek vadeli veya yakın ilişkili tedarikçiler | Görüşülerek ertelenebilir |
Müşteriden tahsil ettiğiniz parayı doğrudan tedarikçiye aktarmak cazip görünür; ancak kira, personel ve vergi payını ayırmadan yaparsanız ay ortasında yine sıkışırsınız. Kasa defteri zorunluluğu rehberinde anlatıldığı gibi günlük gelir-gider kaydı, borç ödemesi planlamasının da temelidir.
Haftalık “borç özeti” tablosu tutun: tedarikçi adı, açık bakiye, en yakın vade, planlanan ödeme tarihi. Excel veya defter yeterli; önemli olan her Pazartesi veya Cuma aynı ritmi sürdürmektir.
Aylık Kontrol Listesi
Ay kapanışında tedarikçi cari hesabınızı şu maddelerle gözden geçirin:
- Tüm alış faturaları cari karta işlendi mi?
- Vadesi geçmiş açık borç var mı; varsa tedarikçi bilgilendirildi mi?
- Banka hareketlerindeki tedarikçi ödemeleri cari kartlara işlendi mi?
- İade veya fire faturaları bakiyeyi düşürdü mü?
- En az bir tedarikçiyle mutabakat yapıldı mı (dönüşümlü de olabilir)?
- Gelecek ayın büyük ödemeleri (kira, vergi, toptan alım) nakit planına eklendi mi?
Bu liste, mali müşavirinize gidecek verileri de düzenler. Ön muhasebe kayıtlarınız temizse beyan döneminde “eksik fatura var mı?” telaşı yaşamazsınız. Genel kayıt düzeni ve gelir-gider akışı için küçük işletmeler ön muhasebe rehberi iyi bir başlangıç noktasıdır.
Dijital Kayıt ve Tek CTA
Defter veya Excel ile tedarikçi borcu takibi mümkündür; fatura sayısı arttıkça vade kaçırma, çift ödeme ve mutabakat farkları da artar. Alış faturalarını cari kartla eşleştiren, vade uyarısı veren ve ödeme geçmişini saklayan bir ön muhasebe aracı bu yükü hafifletir. Tedarikçi cari modülünü denemek ve kayıt düzeninizi dijitalleştirmek için onmuhasebeciniz.com adresinden ücretsiz hesap açabilirsiniz.
Okudunuz, şimdi deneyin
Esnaf Muhasebesi ile e-fatura kesme, cari takip ve stok yönetimini bugün ücretsiz keşfedin.
Ücretsiz Kullan