Esnafın kasası çoğu zaman satışlar iyi giderken de sıkışır. İş yapılmış, fatura kesilmiş, ama para henüz içeri girmemiştir. Bakkalın veresiye defteri, tesisatçının "işi bitirdim, ay sonu öderiz" dediği apartman yönetimi, kuaförün düzenli müşterisine açtığı hesap aynı sorunun farklı yüzleridir. Birkaç hafta geciken bir tahsilat bile kira ve tedarikçi ödemelerini zora sokar. Aşağıdaki beş yöntem, alacaklarınızı hafızaya bırakmadan düzenli takip etmeniz için yazıldı.
1. Her Müşteri İçin Ayrı Cari Kart Açın
Alacak takibinin temeli, her müşterinin bakiyesini ayrı görmektir. Defterin ortasına tarih sırasıyla yazılmış satışlar ay sonunda "kim ne kadar borçlu" sorusuna cevap vermez. Cari kartta ise mantık basittir: satış faturası müşterinin borcunu artırır, tahsilat düşürür, kalan rakam o müşterinin size olan borcudur.
Kart açarken şu bilgileri girin:
- Ad soyad ya da unvan, telefon ve varsa vergi numarası
- Anlaştığınız ödeme şekli: peşin, 15 gün, ay sonu gibi
- Bu müşteriye açmaya razı olduğunuz en yüksek borç tutarı
- Not alanı: "Maaş günü ayın 15'i", "Yönetici değişti, yeni muhatap Ahmet Bey" gibi
Borç limiti küçük ama etkili bir kuraldır. Limiti aşan müşteriye yeni veresiye açmadan önce eski bakiyeyi konuşursunuz. Tedarikçi tarafında aynı düzeni nasıl kuracağınızı tedarikçi borçlarını takip etme rehberinde anlattık.
2. Her Satışa Vade Tarihi Yazın
"Sonra öder" dediğiniz her satışın bir tarihi olmalı. Vade yazılmayan alacak, kimsenin takip etmediği alacaktır. Faturayı keserken ya da veresiye kaydını girerken vade tarihini de girin; bunun için müşteri kartındaki varsayılan ödeme süresini kullanmak işinizi hızlandırır.
Vadesi yaklaşan alacakları haftada bir gözden geçirmek çoğu esnaf için yeterlidir. Pazartesi sabahı on dakika ayırıp "bu hafta kimden ne bekliyorum" listesine bakmak, ay sonunda toplu sürprizle karşılaşmaktan iyidir. Müşteri çek ya da senetle ödüyorsa vade takibi biraz daha dikkat ister; bu durumu çek ve senetle ödeme rehberinde ayrıca ele aldık.
Vade günü gelmeden bir iki gün önce kısa bir hatırlatma mesajı gönderin. Vadesi geçtikten sonra aramak, hem sizin hem müşterinin daha zor bulduğu bir konuşmadır.
3. Düzenli Ekstre Gönderin
Gecikmelerin önemli bir kısmı unutkanlıktan doğar. Ayda bir kez müşteriye hesap özeti, yani ekstre göndermek, alacağı hatırlatmanın en kibar yoludur. Ekstrede şunlar açıkça görünmeli:
- Dönem başı bakiye
- Dönem içindeki faturalar ve tarihleri
- Yapılan ödemeler
- Güncel bakiye ve en yakın vade tarihi
Kurumsal müşteriler, örneğin site yönetimleri ya da küçük şirketler, ödeme yapmadan önce ekstreyi kendi kayıtlarıyla karşılaştırmak ister. Ekstreyi düzenli gönderdiğinizde "bize fatura gelmedi" itirazı da azalır. Bireysel müşteriye ise WhatsApp üzerinden PDF olarak göndermek çoğu zaman en hızlı sonucu verir.
4. Kısmi Ödemeleri Faturaya Bağlayın
Müşteri borcun tamamını değil bir kısmını ödediğinde kayıt en çok burada karışır. Örnek üzerinden gidelim: bir tesisatçı, banyo yenileme işi için 12.000 TL'lik fatura kesiyor. Müşteri önce 5.000 TL, iki hafta sonra 4.000 TL ödüyor. Açık bakiye 3.000 TL'dir.
Bu iki ödemeyi kasaya "tahsilat" diye yazıp geçerseniz, birkaç ay sonra hangi işin parasının eksik kaldığını bulmak zorlaşır. Her ödemeyi müşterinin cari kartına, mümkünse hangi faturaya karşılık olduğunu belirterek girin. Havaleyle gelen ödemelerde banka açıklamasındaki fatura numarasını kontrol etmek bu eşleştirmeyi kolaylaştırır. Günlük nakit girişlerinin düzenli kaydı için kasa defteri rehberi yol gösterir.
5. Alacaklarınızı Yaşlandırma Tablosuyla İzleyin
Yaşlandırma, alacakları vadesinden bu yana geçen güne göre gruplamaktır. Toplam alacak rakamı tek başına yanıltıcıdır. Örneğin 50.000 TL alacağınızın tamamı bu ay vadeliyse rahatsınız, yarısı üç aydır bekliyorsa sorun büyüktür.
Bir tesisatçının ay sonu tablosu şöyle olsun:
| Müşteri | Açık bakiye | Vadesi geçeli | Grup |
|---|---|---|---|
| Yılmaz Apartmanı yönetimi | 18.500 TL | 12 gün | 0-30 gün |
| Kaya Kafe | 7.200 TL | 44 gün | 31-60 gün |
| Demir İnşaat | 24.000 TL | 75 gün | 61-90 gün |
| Ayşe Hanım (bireysel) | 3.300 TL | 110 gün | 90 gün üzeri |
| Toplam | 53.000 TL |
Toplam alacak 53.000 TL ve bunun 27.300 TL kadarı, yani yarısından fazlası, 60 günü geçmiş. Demir İnşaat tek başına toplamın yaklaşık yüzde 45'i. Bu durumda öncelik sırası bellidir:
- 0-30 gün: Normal takip, vade hatırlatması yeterli
- 31-60 gün: Telefonla arayın, ödeme tarihi isteyin
- 61-90 gün: Yüz yüze görüşün, taksitli ödeme planı önerin, yeni iş almadan önce bakiyeyi konuşun
- 90 gün üzeri: Yazılı ihtar ve hukuki yolları bir avukat ya da mali müşavirle değerlendirin
Tek bir müşteriye toplam alacağınızın büyük bölümünü bağlamak riski de oraya toplar. Bir müşterinin bakiyesi alacaklarınızın yarısına yaklaşıyorsa yeni işi peşinat ya da ara ödeme şartına bağlamayı düşünün.
Bu tabloyu her ay aynı gün çıkarın. Aylar içinde hangi müşterinin sürekli ikinci, üçüncü gruba kaydığını görürsünüz ve veresiye politikanızı buna göre ayarlarsınız.
Sık sorulan sorular
Veresiye defteri yerine cari kart tutmak zorunda mıyım?
Defter de bir kayıttır, ama müşteri sayısı arttıkça bakiye hesaplamak ve vadeyi izlemek zorlaşır. Cari kart her müşterinin borcunu anında gösterir. Kayıt düzeninin genel çerçevesi için küçük işletmeler ön muhasebe rehberine bakabilirsiniz.
Müşteri borcunu kabul etmiyorsa ne yapmalıyım?
Önce ekstreyi satır satır birlikte inceleyin. Farkların çoğu unutulan bir ödeme, yanlış müşteriye yazılmış bir fatura ya da iade edilen bir maldan çıkar. Anlaşmazlık sürerse yazışmaları yazılı yapın ve hukuki adımlar için bir uzmana danışın.
Ne zaman veresiyeyi kesmeliyim?
Belirlediğiniz borç limiti aşıldığında ya da müşteri iki vadeyi üst üste kaçırdığında yeni veresiye açmayı durdurmak makul bir kuraldır. Kuralı önceden müşteriye söylemek, sonradan kırgınlığı azaltır.
Bu beş adımı tek yerde yürütmek isterseniz onmuhasebeciniz.com üzerinde müşteri cari kartı, vadesi gelen alacak için uygulama içi bildirim ve WhatsApp üzerinden ekstre paylaşımı bulunuyor; program müşteriye otomatik mesaj göndermez, hatırlatmayı siz yaparsınız. Ücretsiz plan 50 cari kaydı ve ayda 100 fatura ile süresiz kullanılabiliyor.
Yazar
Oğuzhan Genç · Finans Uzmanı
Oğuzhan Genç, KOBİ'lerin ön muhasebe, e-fatura ve finansal süreçlerini anlaşılır hale getirmek için içerik hazırlayan Önmuhasebeciniz finans uzmanıdır. İşletmelerin günlük mali kayıt, fatura ve nakit akışı konularında pratik bilgiye ulaşmasına yardımcı olur.