Perakende satışta nakit veya havale çoğu zaman ilk tercihtir; fakat toptan satış, uzun süreli müşteri ilişkisi veya mal tedarikinde çek ve senet hâlâ sık kullanılır. Müşteriden vadeli çek aldığınızda o gün kasaya para girmez; tedarikçiye senet verdiğinizde borcunuz ileri bir tarihe kayar. Fatura kesilmiş, mal teslim edilmiş olabilir; ama tahsilat veya ödeme henüz gerçekleşmemiştir. Bu boşluk, cari hesabı sadece “kime ne kadar borçlu” listesinden ibaret sanan esnafın en çok zorlandığı noktadır. Bu rehberde çek ve senedi alacak ve borç tarafında ayrı ayrı takip etme, vade gününü kaçırmama, karşılıksız çek ve protesto durumunda atılacak adımlar ile mutabakat sürecini adım adım ele alıyoruz.
Çek ve Senet Cari Hesaptan Neden Ayrı Tutulmalı?
Cari hesapta müşteri bakiyesi, faturaların toplamından tahsilatların düşülmesiyle oluşur. Çek veya senet aldığınızda ise iki farklı olay vardır: belge elinize geçmiştir, parası henüz bankada veya kasada değildir. Aynı mantık borç tarafında da geçerlidir; tedarikçiye senet verdiğinizde fatura borcunuz kapanmış sayılmaz, vadesi gelene kadar yükümlülük devam eder.
Çek ve senedi nakit ödeme gibi cari karttan düşmek şu hatalara yol açar:
- Vadesi henüz gelmemiş belgeler “tahsil edildi” sanılır; nakit planı yanlış kurulur
- Portföyde bekleyen çekler unutulur; vade günü bankaya gitmeyi kaçırırsınız
- Karşılıksız çek çıktığında hangi faturaya karşılık alındığı karışır
- Tedarikçi mutabakatında “senet verdik” ile “borç kapandı” birbirine karışır
Pratik kural: Fatura cari bakiyeyi açar; çek/senet ayrı bir vade listesinde izlenir. Tahsilat ancak çek bankadan tahsil edildiğinde veya senet ödendiğinde cari karttan düşülür. Müşteri alacaklarının genel çerçevesi için müşteri alacaklarını takip etmenin 5 yolu yazısındaki vade ve yaşlandırma mantığı burada da geçerlidir; fark, ödeme aracının vadeli olmasıdır.
Müşteriden Çek veya Senet Alırken Kayıt Düzeni
Müşteri vadeli ödeme teklif ettiğinde önce ticari karar verirsiniz: bu müşteriyle daha önce sorunsuz çalıştınız mı, tutar makul mü, çek/senet yerine kısmi peşin + kalan vadeli seçeneği var mı? Karar verildikten sonra kayıt tarafı net olmalıdır.
Her alınan çek veya senet için şu bilgileri tek satırda toplayın:
- Belge türü: Çek mi, senet mi (bono)
- Keşideci / borçlu: Çeki kim düzenledi; senette borçlu kim
- Tutar ve vade tarihi: Bankaya ibraz veya ödeme günü
- Banka ve çek numarası: (çek için) Mükerrer kayıt ve mutabakat için
- Bağlı fatura: Hangi satış faturasına karşılık alındı
- Durum: Portföyde / bankada tahsilde / tahsil edildi / karşılıksız / iade
Alınan çek henüz tahsil edilmeden cari bakiyeden düşülmemelidir. Aksi hâlde müşteri ekstrede “borcu yok” görünür; oysa paranız hâlâ belgede asılıdır. Senet tarafında da aynı kural geçerlidir: vade gelmeden tahsilat yazmak, ay sonu kasa ile carinin uyuşmamasına neden olur. Kasa defteri zorunluluğu rehberinde anlatıldığı gibi kasada görünen para ile cari kayıt aynı günü göstermelidir; çek henüz nakde dönmediyse kasa hareketi de oluşmamıştır.
Çek alırken sadece tutara bakmayın. Keşidecinin imzası, vade tarihi, banka şubesi ve “hamiline” / “nominatif” ibaresi mutabakat ve hukuki süreçte kritik. Eksik veya silinti içeren belgeyi kabul etmeden önce müşteriden düzenlemesini isteyin.
Tedarikçiye Çek veya Senet Verirken Borç Takibi
Mal aldığınızda tedarikçi bazen “30 gün açık hesap” yerine “60 gün vadeli senet” veya “çekle öde” der. Bu durumda alış faturası cari kartınızda borç olarak durur; verdiğiniz çek/senet ise ödeme taahhüdü olarak ayrı izlenir.
Tedarikçi borçlarında genel cari mantığı tedarikçi borçlarını takip etme rehberi ile aynıdır. Fark şu adımlardadır:
- Alış faturasını cari karta girin; vade tarihini netleştirin
- Tedarikçiye verilen çek/senet için ayrı satır açın: tutar, vade, banka/seri no
- Vade günü bankadan para çıktığında hem çek/senet durumunu “ödendi” yapın hem cari karttan tahsilat kaydı düşün
- Aynı faturaya birden fazla ödeme aracı bağlanıyorsa (kısmi peşin + kalan senet) kısmi kapanışı takip edin
Verdiğiniz senetlerin vade takvimini haftalık gözden geçirmek, “bu hafta üç senet birden çıkıyor” uyarısını önceden verir. Nakit sıkışıklığında hangi tedarikçiyle vade uzatma görüşeceğinizi ancak bu listeyle planlayabilirsiniz.
Vade Takvimi ve Portföy Durumları
Çek ve senet takibinin özü vade takvimidir. Günlük işler arasında kaybolmaması için belgeleri durumlarına göre gruplayın:
| Durum | Anlamı | Esnafın yapması gereken | | --- | --- | --- | | Portföyde | Alınan çek cüzdanınızda veya kasada bekliyor | Vadeye 2–3 gün kala bankaya ibraz planı yapın | | Tahsilde | Bankaya verildi, henüz hesaba geçmedi | Banka ekstresini vade günü kontrol edin | | Tahsil edildi | Para hesaba geçti | Cari karttan tahsilat; kasa/banka kaydı | | Ciro edildi | Çeki başkasına devrettiniz | Alacak başka cariye kaydı; orijinal fatura bağlantısını koruyun | | Ödendi (borç) | Verdiğiniz çek/senet karşılandı | Tedarikçi carisinden düşüm | | Karşılıksız / protestolu | Banka ödemedi | Aşağıdaki bölüme geçin |
Vade listesini haftalık sabit bir gün — örneğin Pazartesi sabahı — gözden geçirmek, “vadesi geçmiş ama unutulmuş çek” riskini ciddi ölçüde azaltır. Gelecek 7 ve 30 gün içinde vadesi dolacak alacak ve borçları yan yana görmek, o hafta tedarikçiye mi yoksa müşteriye mi öncelik vereceğinizi netleştirir.
Alacak tarafında vadesi yaklaşan çekler için müşteriye kısa bir hatırlatma mesajı göndermek yeterli olabilir; çoğu gecikme bilerek değil, unutkanlıktan kaynaklanır. Borç tarafında ise vade öncesi banka bakiyenizi kontrol edip senet karşılığını ayırın; karşılıksız çıkmanız tedarikçi güvenini zedeler.
Karşılıksız Çek ve Protesto: Ne Yapılır?
Çek vadesinde bankaya ibraz edildiğinde hesapta karşılık yoksa banka ödeme yapmaz; çek karşılıksız sayılır. Keşideci hakkında yasal süreçler ve ticari sicil kayıtları devreye girebilir. Esnaf açısından öncelik operasyoneldir: hangi müşteriden, hangi fatura için aldığınız çek ödenmedi?
Adım adım:
- Banka tutanağı ve belge: Karşılıksız çıktığına dair bankadan yazılı bilgi alın; çek üzerindeki kayıtları koruyun
- Cari kaydı düzeltin: Tahsil edilmiş gibi işaretlediyseniz geri alın; fatura tekrar açık alacak olarak görünsün
- Müşteriyle iletişim: Peşin ödeme, yeni vade veya taksit planı görüşün; yazılı mutabakat tutun
- Protesto: Alacağınızı hukuki yoldan takip edecekseniz noter aracılığıyla protesto süreci gündeme gelir; süre ve masraflar için mali müşavirinize danışın
- Ticari karar: Aynı müşteriye yeni vadeli satış yapıp yapmama kararını çek geçmişine göre verin
Senet tarafında vade geldiğinde borçlu ödemezse senet de tahsil edilememiş alacak sayılır; yine fatura bağlantısını koruyarak cari bakiyeyi güncel tutun. Karşılıksız çek alan esnafın panik yapıp kayıtları silmesi en büyük hatadır; GİB tarafında fatura durumu ile kendi defteriniz çelişir.
Mutabakat: Müşteri ve Tedarikçiyle Çek/Senet Uyuşması
Ay sonu veya üç ayda bir mutabakat, çek/senet kaynaklı anlaşmazlıkları erken yakalar. Müşteriye gönderdiğiniz ekstrede şunlar net olmalı:
- Açık fatura bakiyesi (henüz tahsil edilmemiş)
- Portföydeki veya tahsildeki çek/senet listesi (tutar + vade)
- Tahsil edilmiş çeklerin hangi faturayı kapattığı
Tedarikçi tarafında sizin “senet verdik, borç kapandı” dediğiniz tutar ile onların “senet hâlâ açık” kaydı sık çakışır. Mutabakat mektubunda verdiğiniz çek numaraları, vadeler ve karşılığı faturaları satır satır yazın. Karşı taraf farklı görüyorsa farkı not edin; çoğu zaman eksik girilmiş bir fatura veya çift kayıtlı tahsilattır.
E-fatura ve e-arşiv altyapısı resmi belge tarafını GİB’e taşımış olsa da çek/senet takibi işletme içi cari disiplinin parçasıdır. Fatura sistemde görünür; vadeli ödeme aracı sizin portföy listenizde durur. İki kaynağı birbirinin yerine koymayın.
Nakit Akışını Bozmadan Çek/Senet Politikası
Çek ve senet kullanımını tamamen reddetmek her sektörde mümkün değildir; ama kuralları net koymak nakit akışını korur:
- Yeni müşteride limit: İlk siparişte çek/senet kabul etmeyin veya tutarı sınırlayın
- Vade üst sınırı: Örneğin en fazla 60 veya 90 gün; daha uzun vadeleri ayrı onaylayın
- Alacak-borç dengelemesi: Gelecek ay üç büyük senet ödeyecekseniz, aynı dönemde vadesi dolacak alacaklarınızı vade takviminde mutlaka karşılaştırın
- Banka ve kasa ayrımı: Tahsil edilen çek bankaya gider; cari ve banka ekstresi haftalık eşleştirilir
Kayıt düzeni ve gelir-gider akışının genel çerçevesi çek/senet disiplininin üzerine oturur. Cari kart, vade listesi ve kasa hareketleri aynı hikâyeyi anlatmıyorsa sorun çekten değil, parçalı kayıttan kaynaklanıyordur.
Çek ve senet portföyünüzü fatura ve cari hareketlerle birlikte izlemek, vade günü sürprizlerini azaltır. Vadeli belgeleri ayrı takip eden, alacak ve borç takvimini tek ekranda görmek isteyen işletmeler onmuhasebeciniz.com üzerinden ücretsiz deneme hesabı açarak cari modülünü kendi verileriyle test edebilir.
Okudunuz, şimdi deneyin
Esnaf Muhasebesi ile e-fatura kesme, cari takip ve stok yönetimini bugün ücretsiz keşfedin.
Ücretsiz Kullan