Küçük İşletmeler İçin Basit Ön Muhasebe Rehberi

Ön muhasebe, işletmenizin günlük para hareketlerini düzenli kaydetmektir: ne sattınız, ne harcadınız, kimden alacağınız var, kime borcunuz var. Defterleri tutmak, beyannameleri vermek mali müşavirin işidir; onun elindeki malzemeyi doğru ve eksiksiz hazırlamak ise sizin işinizdir. Bu düzeni kurmak için muhasebe eğitimi gerekmez. Bir kuaför, bir bakkal ya da bir tesisatçı, günde birkaç dakika ayırarak işinin gerçek durumunu görebilir. Bu rehberde hangi kayıtları tutacağınızı, bunları hangi sıklıkla gözden geçireceğinizi ve ay sonunda tabloyu nasıl okuyacağınızı anlatıyoruz.

Ön Muhasebe ile Mali Müşavirin İşi Arasındaki Sınır

İkisini birbirinden ayırmak, kimin neyden sorumlu olduğunu netleştirir.

Sizin tarafınız: satış ve alış belgelerini toplamak, tahsilat ve ödemeleri kaydetmek, müşteri alacaklarını ve tedarikçi borçlarını izlemek, stoğu takip etmek, aylık gelir ve gideri görmek.

Mali müşavirin tarafı: yasal defterlerin tutulması, vergi beyannameleri, SGK bildirimleri, mevzuata uygunluk ve sizin kayıtlarınızın resmi kayıtlara dönüştürülmesi.

Hangi defter türüne tabi olduğunuz da bu işin kapsamını etkiler. Kendi durumunuzu anlamak için basit usul ile gerçek usul arasındaki fark yazısına göz atabilirsiniz. Hangi usulde olursanız olun, kendi para hareketlerinizi bilmek iş kararlarınızı kolaylaştırır.

Hangi Kayıtları Tutmalısınız?

Ön muhasebenin malzemesi belgelerdir. Şu beş grubu düzenli toplayın:

• Satış belgeleri: Kestiğiniz faturalar, e-arşiv faturalar, perakende satış fişleri ve POS gün sonu raporları
• Alış belgeleri: Tedarikçiden gelen faturalar, irsaliyeler ve fatura alamadığınız durumlar için düzenlediğiniz gider pusulaları
• Tahsilat ve ödemeler: Nakit, kart, havale; hangi müşteriden ya da hangi tedarikçiye olduğuyla birlikte
• Sabit giderler: Kira, elektrik, su, doğalgaz, internet, telefon, personel ödemeleri
• Banka hareketleri: İşletme hesabınızın ekstresi; kişisel hesabınızı işletme için kullanıyorsanız ayırmanız gereken hareketler

Fatura alamadığınız alımlarda ne yapacağınızı gider pusulası rehberinde ayrıntılı anlattık.

Günlük, Haftalık ve Aylık Rutin

Kayıt düzeni küçük ve düzenli adımlarla oturur.

Günlük kaydı aksatmamak işin yarısıdır. Üç günü biriken satış, fişlerin kaybolmasıyla ve hafızaya güvenmekle sonuçlanır. Günlük nakit kaydının nasıl tutulacağını kasa defteri rehberinde ayrıntılı anlattık.

Ay Sonu Gelir-Gider Özeti: Bir Kuaför Örneği

İki koltuklu, bir çalışanı olan bir kuaförün eylül ayı kayıtlarını toparladığını düşünelim.

Gelirler

• Nakit tahsilat: 42.000 TL
• Kartla tahsilat: 68.000 TL
• Toplam: 110.000 TL

Giderler

Gelirden giderleri düştüğümüzde ay sonunda 22.000 TL kalıyor. Bu tabloyu okurken üç noktaya dikkat edin:

1. Bu rakam vergi öncesidir. Ödeyeceğiniz vergi ve diğer yükümlülükler henüz düşülmedi. Ne kadar pay ayırmanız gerektiğini mali müşavirinizle konuşun ve bu payı her ay kenara koyun.
2. Kartla tahsilat hesaba net geçer. 68.000 TL'lik kart satışından komisyon kesilir. Komisyonu ayrı gider olarak yazmazsanız banka hesabındaki rakam ile kaydınız tutmaz.
3. Oranlara bakın. Personel ve kira bu örnekte gelirin yüzde 57'sini oluşturuyor. Sarf malzeme gelirin yaklaşık yüzde 13'ü. Bu oranlar aydan aya belirgin şekilde değişiyorsa sebebini araştırın.

Aynı tabloyu üç ay üst üste çıkardığınızda mevsimsel dalgalanmayı da görürsünüz. Düğün sezonu ile kış ayları arasındaki fark, gelecek yılın planını yapmanızı kolaylaştırır.

Excel mi, Ön Muhasebe Programı mı?

Ayda birkaç düzine işlem yapan bir işletme için iyi kurulmuş bir Excel tablosu iş görür. Sorunlar işlem sayısı arttıkça başlar:

• Aynı satış hem satış listesine hem müşteri sayfasına ayrı ayrı yazılır, biri unutulur
• Formül bozulur ve kimse fark etmez
• Dosya tek bilgisayarda durur, yedek alınmaz
• Fatura kesmek için ayrı, stok için ayrı bir yere gitmek gerekir

Bir ön muhasebe programında fatura kestiğinizde cari bakiye ve stok aynı anda güncellenir, böylece çift giriş ortadan kalkar. Halihazırda Excel'de tuttuğunuz müşteri ve ürün listelerini programa aktarabildiğiniz için sıfırdan başlamanız da gerekmez.

Mali Müşavirle Çalışma Düzeni

Mali müşavirinizle iyi çalışmanın sırrı, belgeleri her ay aynı günlerde ve aynı düzende göndermektir. Ay sonunu takip eden ilk hafta içinde şunları iletin:

• O ayın satış ve alış faturalarının listesi
• Banka ekstresi
• Kasa özeti
• Açıklama isteyen olağandışı hareketler: büyük bir demirbaş alımı, kredi kullanımı, ortaklardan gelen para gibi

Beyanname tarihleri ve belge teslim süreleri için mali müşavirinizin verdiği takvimi esas alın. Alacak ve borç tarafını düzenli tutmak için müşteri alacakları ve tedarikçi borçları yazılarımız tamamlayıcı olur.

Sık sorulan sorular

Mali müşavirim varken ön muhasebeye neden ihtiyacım olsun?

Mali müşaviriniz belgeleri ay sonunda görür, siz ise işinizi her gün yönetirsiniz. Kimden ne kadar alacağınız olduğunu, bu hafta hangi faturanın vadesinin dolduğunu ve hangi ürünün azaldığını anlık bilmek sizin kararlarınızı etkiler.

Ön muhasebeye günde ne kadar zaman ayırmalıyım?

Düzen oturduktan sonra çoğu küçük işletme için günde 5-10 dakika, haftada yarım saat ve ayda bir iki saat yeterlidir. İlk ay, ürün ve müşteri listelerini oluştururken biraz daha fazla zaman harcarsınız.

Kişisel harcamalarımı da kaydetmeli miyim?

İşletme kayıtlarına yalnızca işletmeye ait harcamaları yazın. Kişisel harcamalarınızı işletme kasasından yapıyorsanız bunları "işletmeden çekilen" olarak ayrı gösterin. Hangi harcamanın işletme gideri sayılacağını mali müşavirinize danışın.

Bu düzeni dijital olarak kurmak isterseniz onmuhasebeciniz.com üzerindeki ücretsiz plan 50 cari, 50 stok kaydı ve ayda 100 PDF fatura ile süresiz kullanılabiliyor. Excel listelerinizi aktararak başlayabilir, e-fatura ihtiyacınız doğduğunda Yıllık Pakete geçebilirsiniz.