Fatura saklama süresi, vergi mevzuatı açısından ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıldır. Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgeler için 10 yıl öngörür. Yani bir esnafın arşivinde tuttuğu süre, hangi kanunun kapsamına girdiğine göre değişir. Bu yazıda hangi belgenin ne kadar saklanacağını, sürenin tam olarak nereden başladığını ve e-fatura ile e-arşiv belgelerinin nasıl arşivleneceğini adım adım anlatıyoruz.
Fatura Saklama Süresi Neden İki Farklı Rakam?
Kafa karışıklığının kaynağı iki ayrı kanun. Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesi, defter ve belgelerin ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl saklanmasını istiyor. Bu süre vergi incelemesine esas olacak belgelerin elde tutulması için belirlenmiş.
Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ise ticari defter ve belgeler için 10 yıllık bir saklama süresi koyuyor. Bu süre ticari ilişkilerden doğan hak ve borçların ispatıyla ilgili.
Pratikte bu iki süre birbirinin alternatifi değil, birlikte uygulanır. Bir limited şirket hem vergi hem ticaret hukuku kapsamında olduğu için 10 yıllık süreyi esas alır. Basit usuldeki bir esnaf ise ticari defter tutmadığı için ağırlıklı olarak 5 yıllık vergi süresine bakar. Yine de işin içinde ticari bir uyuşmazlık ihtimali varsa uzun süreyi seçmek her zaman daha güvenli.
Saklama süresi belgenin düzenlendiği gün değil, ait olduğu hesap döneminin kapandığı yıl üzerinden hesaplanır. Bu ayrımı aşağıda örnekle açıklıyoruz.
Süre Tam Olarak Ne Zaman Başlar?
Vergi açısından süre, belgenin ait olduğu yılı izleyen takvim yılının 1 Ocak günü başlar. Yani 2026 yılı içinde düzenlenmiş bir fatura için 5 yıllık süre 1 Ocak 2027'de işlemeye başlar ve 31 Aralık 2031'de sona erer.
Diyelim ki bir hırdavat dükkânı 14 Ağustos 2026 tarihinde bir tedarikçiden 8.500 TL tutarında mal aldı ve faturayı arşivine koydu. Bu fatura vergi açısından 2031 yılının sonuna kadar saklanmalı. Aynı dükkân şahıs işletmesi olarak ticari defter tutuyorsa, TTK kapsamındaki 10 yıllık süre nedeniyle 2036 yılının sonuna kadar beklemesi daha güvenli olur.
Bu hesabı yaparken takvim yılını esas almak işinizi kolaylaştırır. Yıl sonunda arşivi kapatırken "hangi yılın belgeleri artık çıkabilir" sorusunu tek tek tarih hesaplamadan cevaplayabilirsiniz.
Hangi Belgeler Fatura ile Aynı Süreye Tabi?
Fatura tek başına saklanan bir belge değil. Onunla aynı süreye tabi olan bir belge ailesi var:
- Satış faturaları ve e-arşiv faturaları
- Alış faturaları ve tedarikçi faturaları
- İrsaliyeler ve e-irsaliyeler
- Gider pusulaları ve müstahsil makbuzları
- Perakende satış fişleri ve ödeme kaydedici cihaz fişleri
- Banka dekontları ve ödeme belgeleri
- Çek ve senet fotokopileri ile cari hesap ekstreleri
Bu belgelerin hepsi aynı mantıkla arşivlenir. Ancak bir ayrım var: defterler ile belgeler farklı fiziksel ortamlarda tutulabilir. Yevmiye defteri gibi tasdikli defterler ayrı, fatura ve fişler ayrı klasörlerde saklanır. Hangi defteri tuttuğunuzu bilmiyorsanız basit usul ile gerçek usul arasındaki fark yazısı hangi kayıt düzenine tabi olduğunuzu netleştirir.
E-Fatura ve E-Arşivde Saklama Nasıl Yapılır?
Elektronik belgelerde süre kâğıt belgeyle aynı: 5 yıl vergi, 10 yıl ticari defter açısından. Değişen şey saklama biçimi.
E-fatura ve e-arşiv belgeleri mali mühür veya elektronik imzalarıyla birlikte, bütünlüğü bozulmadan elektronik ortamda saklanmalı. Belgenin sadece PDF çıktısını alıp bir klasöre koymak yeterli değil. Çünkü vergi incelemesinde belgenin kendisi ve üzerindeki elektronik imza doğrulanabilir olmalı.
Ayrıca e-belgelerin Türkiye sınırları içinde saklanması gerekiyor. Yurt dışındaki bir bulut sunucuda tutulan arşiv, bu şartı tek başına karşılamaz.
Pratikte esnafın yapması gerekenler şunlar:
- Belgeyi indirdiğinizde orijinal dosya biçimini (XML veya UBL) koruyun, sadece görüntüye dönüştürmeyin.
- Yıl ve ay bazında klasörleyin, böylece süre hesabı kolaylaşsın.
- Aynı arşivin bir yedeğini ayrı bir ortamda tutun.
- İnternet üzerinden çalışan bir muhasebe programı kullanıyorsanız belgelerin nerede saklandığını ve dışa aktarılabildiğini kontrol edin.
e-Arşiv tarafında hangi faturanın hangi yöntemle düzenlendiğini bilmek de işinizi kolaylaştırır. e-arşiv fatura rehberi yazısı bu ayrımı örneklerle anlatıyor.
Saklama süresi doldu diye belgeleri hemen imha etmek riskli olabilir. Devam eden bir vergi incelemesi, dava veya ticari uyuşmazlık varsa süre dolmuş olsa bile belgeleri elinizde tutmanız gerekir. İmha kararı vermeden önce mali müşavirinize danışın.
Esnaf İçin Pratik Arşiv Düzeni
Küçük bir işletmede arşiv çoğu zaman bir dolap ve birkaç koli demek. Bu düzeni kurarken üç basit kural işinizi görür.
Birincisi, yıl sınırını fiziksel olarak görünür kılın. Her yıl için ayrı koli veya ayrı klasör kullanın, üzerine yılı büyük harflerle yazın. Böylece "2021 belgeleri çıkabilir mi" sorusunu tek bakışta cevaplarsınız.
İkincisi, alış ve satış belgelerini ayırın. Vergi incelemesinde genellikle belirli bir dönemin alışları ve satışları karşılaştırılır. Ayrı duran belgeler bu karşılaştırmayı hızlandırır.
Üçüncüsü, dijital ve kâğıt arşivi eşleştirin. Kâğıt fatura kesiyorsanız bir listesini dijital ortamda tutun. Hangi faturanın hangi yıl klasöründe olduğunu gösteren basit bir tablo, kaybolan bir belgeyi arama süresini saatlerden dakikalara indirir.
Dijital tarafta işinizi kolaylaştırmak için Özellikler sayfasında belge ve cari takibinin nasıl bir arada yürüdüğüne bakabilirsiniz. Fatura düzenleme tarafında ise süre kuralları farklı işliyor; kesim süresini kaçırmamak için fatura düzenleme süresi ve 7 gün kuralı yazısına göz atın.
Dijital Arşivde Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, e-faturayı yazdırıp kâğıt klasöre koyduktan sonra dijital dosyayı silmek. Bu durumda belgenin elektronik imzası kaybolur ve incelemede ispat güçleşir.
İkinci hata, arşivi tek bir bilgisayara bağlı bırakmak. Bilgisayar arızalandığında yılların belgesi de gider. Düzenli yedek almak bu riski büyük ölçüde azaltır.
Üçüncü hata, belgeleri karışık bir klasörde tutup yıl ayrımı yapmamak. Bu durumda süresi dolmuş belgelerle güncel belgeler birbirine karışır, hem yer kaplar hem de aradığınızı bulmanız zorlaşır.
Dördüncü hata, e-arşiv faturalarını yalnızca e-posta kutusunda bırakmak. E-posta hesabı kapatıldığında veya kota dolduğunda belgeye erişim kalmayabilir. Belgeyi kendi arşivinize indirmek güvenli yoldur.
Kayıt Düzeni ile Arşivi Birlikte Kurmak
Saklama yükümlülüğü, kayıt düzeniyle birlikte anlam kazanır. Hangi belgeyi hangi tarihte aldığınızı düzenli kaydetmiyorsanız, arşivde doğru belgeyi bulmak da zorlaşır. Cari hesap ve tedarikçi takibini düzenli yürüten bir esnaf, yıl sonunda hangi faturanın eksik olduğunu kolayca görür. Bu konuda tedarikçi borçlarını takip etme rehberi pratik bir çerçeve sunuyor.
Küçük işletmeler için ön muhasebe düzenini kurmak da aynı kapıya çıkar. Belge akışını baştan doğru kurarsanız, saklama süresi bir yük değil, zaten var olan bir düzenin parçası olur. Faturalarınızı ve cari kayıtlarınızı tek yerden yürütmek isterseniz onmuhasebeciniz.com adresindeki ücretsiz hesap süresiz kullanılabilir; e-fatura ve e-arşiv gönderimi ise Yıllık Pakette yer alır.
Sık sorulan sorular
Fatura saklama süresi 5 yıl mı 10 yıl mı?
Vergi Usul Kanunu defter ve belgeler için ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl öngörür. Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve belgeler için 10 yıl öngörür. Şahıs işletmesi ve limited şirket gibi ticari defter tutan mükellefler için 10 yıllık süreyi esas almak daha güvenlidir.
2026 faturası ne zamana kadar saklanır?
2026 yılına ait bir fatura için vergi açısından 5 yıllık süre 1 Ocak 2027'de başlar ve 31 Aralık 2031'de sona erer. Ticari defter tutuyorsanız 10 yıllık süre nedeniyle 2036 yılının sonuna kadar saklamanız önerilir.
E-faturayı yazdırıp saklamak yeterli mi?
Tek başına yeterli değil. E-faturanın mali mühür veya elektronik imzasıyla birlikte, bütünlüğü bozulmadan elektronik ortamda saklanması gerekir. Kâğıt çıktı yedek olarak faydalıdır ama belgenin kendisinin yerini tutmaz.
Süresi dolan faturaları hemen atabilir miyim?
Süre dolsa bile devam eden bir vergi incelemesi, dava veya ticari uyuşmazlık varsa belgeleri elinizde tutmanız gerekir. İmha kararı vermeden önce mali müşavirinize danışmanız güvenli olur.
Basit usul esnafı faturalarını kaç yıl saklamalı?
Basit usul mükellefleri de alış ve satış belgelerini 5 yıl saklamakla yükümlüdür. Ticari defter tutmadıkları için ağırlıklı olarak vergi mevzuatındaki süre geçerlidir.
Faturaları yurt dışı bir bulut sunucuda saklayabilir miyim?
E-belgelerin Türkiye sınırları içinde saklanması gerekir. Yurt dışındaki bir sunucuda tutulan arşiv bu şartı tek başına karşılamaz. Yedekleme için farklı bir ortam kullanabilirsiniz ama asıl arşivin yurt içinde olmasına dikkat edin.
Kaynaklar
Bu yazıdaki tutar ve tarihler 23 Ekim 2026 itibarıyla kontrol edilmiştir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Yazar
Oğuzhan Genç · Finans Uzmanı
Oğuzhan Genç, KOBİ'lerin ön muhasebe, e-fatura ve finansal süreçlerini anlaşılır hale getirmek için içerik hazırlayan Önmuhasebeciniz finans uzmanıdır. İşletmelerin günlük mali kayıt, fatura ve nakit akışı konularında pratik bilgiye ulaşmasına yardımcı olur.