Kafeniz veya restoranınız hangi usulde?
Lokanta ve benzeri işletmeler ile eğlence ve istirahat yerleri, büyükşehir olan illerde nüfusu 30.000'i geçen ilçelerde 1 Ocak 2026'dan itibaren basit usulden çıkarıldı. Restoran, lokanta, kafe, pide ve kebap salonu gibi yerlerin çoğu bu kapsama girer. Kendi ürününü üretip satan pastane ve fırınlar ise emtia imalatı olarak da değerlendirilebilir; o iş de aynı listededir. İşletmenizin hangi faaliyetle kayıtlı olduğunu mali müşavirinizle kontrol edin.
Bu ilçelerin dışında, yani büyükşehir olmayan illerde ya da nüfusu 30.000'i geçmeyen ilçelerde, kira ve hasılat sınırlarını aşmayan küçük bir kafe basit usulde kalabilir. Basit usulde KDV beyannamesi ve yıllık gelir vergisi beyannamesi verilmez; satışlar KDV'den istisnadır.
Gerçek usuldeki bir restoranın yükümlülükleri
- KDV: Satışlarınızda hesapladığınız KDV'den alışlarınızdaki KDV'yi düşer, farkı dönemi izleyen ayın 28'ine kadar beyan edip ödersiniz. Menüde oranlar ürüne göre değişebilir (%20, %10 veya %1); hangi ürünün hangi orana girdiğini mali müşavirinizle belirleyin.
- Defter: Şahıs işletmesi genellikle işletme hesabı defteri tutar ve kayıtlar Defter-Beyan Sistemi'nde tutulur. İşletme hesabı sınırlarını aşarsanız bilanço esasına geçersiniz; bu durumda bütün faturalarınız e-Arşiv olur.
- Gelir vergisi: Yıllık beyanname Mart ayında verilir; yıl içinde üçer aylık geçici vergi dönemleri vardır.
- e-Arşiv: Masadaki bireysel müşteriye çoğunlukla yazar kasa fişi kesilir. Fatura istendiğinde ya da şirkete satış yaptığınızda düzenlediğiniz faturalar, işletme hesabında 2026'da vergiler dahil 3.000 TL'yi aşıyorsa e-Arşiv olmalıdır; 1 Ocak 2027'den itibaren tutar sınırı kalkar. Hem siz hem alıcı e-Fatura kullanıcısıysanız belge e-Fatura olur.
Kurumsal sipariş, toplu yemek ve tevkifat
Bir şirkete öğle yemeği, bir okula veya belediyeye toplu yemek ya da bir organizasyona ikram veriyorsanız fatura tarafı değişir. Yemek servis ve organizasyon hizmetlerinde KDV tevkifatı oranı 5/10'dur; ancak bu tevkifatı yalnız belirlenmiş alıcılar uygular: kamu idareleri, bankalar, sigorta şirketleri, payları Borsa İstanbul'da işlem gören şirketler, organize sanayi bölgeleri gibi. Sıradan bir KDV mükellefi şirkete verdiğiniz yemek hizmetinde tevkifat yapılmaz.
Tevkifat için işlemin KDV dahil bedelinin 2026'da 12.000 TL'yi aşması gerekir; aşarsa tutarın tamamı üzerinden uygulanır. Örneğin bir belediyeye KDV dahil 30.000 TL'lik toplu yemek faturası kestiğinizde faturadaki KDV'nin yarısını belediye kendisi beyan eder, kalan yarısı size ödenir. Cari hesapta alacağınızı bu farkı düşerek izleyin.
Paket servis platformları ve yemek kartı şirketleriyle çalışıyorsanız satış hasılatınız müşterinin ödediği tutardır. Platformun ya da kart şirketinin kestiği komisyon, ayrı faturayla gelen bir giderdir; hesabınıza yatan net tutarı gelir diye kaydetmeyin.
Alışlar: toptancı, pazar ve üretici
Toptancı ve distribütörden aldığınız malın faturası, gerçek usulde KDV indiriminin dayanağıdır. Pazardan veya doğrudan üreticiden alım yapıyorsanız belge satıcıya göre değişir. Gerçek usulde vergilendirilmeyen bir çiftçiden alımda müstahsil makbuzu düzenlenir ve stopaj kesilir: hayvan ve hayvansal ürünlerde %2, diğer zirai ürünlerde %4 (ticaret borsasında tescilli alımlarda %1 ve %2). Basit usuldeki işletmeler çiftçiden alımda stopaj yapmaz. Vergiden muaf bir esnaftan alımda ise gider pusulası düzenlenir.
Programda adım adım
Aşağıdaki adımlar onmuhasebeciniz.com'daki Önmuhasebeciniz programında yapılır. Program tarayıcıdan kurulumsuz çalışır; iOS, Android, Windows ve macOS uygulamaları da vardır.
- Tedarikçi kartlarını açın. Toptancı, kasap, manav, içecek bayisi gibi düzenli çalıştığınız tedarikçilere cari kart açın; listeyi Excel'den de aktarabilirsiniz.
- Alış faturalarını girin. Gelen faturayı alış olarak kaydettiğinizde tedarikçiye borcunuz ve paketli ürünlerin stoğu güncellenir. Vadeli alımlarda borcunuz ve vadesi tedarikçinin cari hesabında görünür.
- Gün sonu hasılatını kaydedin. Yazar kasanın Z raporundaki toplamı günlük gelir olarak girin; nakdi kasaya, kartla gelen tutarı banka hesabına işleyin. Banka hareketleri elle kaydedilir.
- Giderleri kategoriye ayırın. Kira, elektrik, doğalgaz, su, personel ve paket servis komisyonları gibi giderleri kategoriyle girin; aylık raporda hangi kalemin büyüdüğünü görürsünüz.
- Kurumsal siparişe fatura kesin. Şirket siparişlerinde teklif hazırlayıp onaylanınca tek tıkla faturaya çevirin. e-Arşiv ve e-Fatura gönderimi Yıllık Pakettedir; ücretsiz planda fatura PDF olarak oluşur.
- Sayılabilir ürünlerin stoğunu izleyin. Şişe içecek, kahve çekirdeği gibi sayılabilir ürünlere kritik stok eşiği koyun; azalınca uyarı alırsınız.
- Raporu mali müşavire gönderin. Ay sonunda gelir-gider raporunu ve alış faturalarının listesini Excel veya PDF olarak iletin; KDV beyannamesi bu kayıtlarla hazırlanır.
Ücretsiz plan yeter mi?
Fatura kesmeyen küçük bir kafe için kayıt tutmaya yeter; kurumsal müşteriye fatura kesen gerçek usul işletme için yetmez.
Ücretsiz planda 50 cari, 50 stok kaydı ve ayda 100 fatura vardır. Tedarikçi sayısı çoğu kafede 50'nin altında kalır; stokta yalnız sayılabilir ürünleri izlerseniz 50 kayıt da yetebilir.
Asıl sınır belge türündedir: ücretsiz planda faturalar PDF olarak oluşur, e-Arşiv ve e-Fatura gönderilmez. Gerçek usuldeki bir restoran şirketlere ve fatura isteyen müşterilere 3.000 TL'yi aşan faturalarını e-Arşiv olarak düzenlemek zorunda olduğu için Yıllık Pakete (6.500 TL + KDV / yıl) geçer.
Planların ayrıntılı karşılaştırması fiyat sayfasında, ücretsiz hesapla başlama adımları 3 adımda başlangıç sayfasında.
Sık yapılan hatalar
- Fişi satıştan sonra toplu kesmek. Fiş satış anında düzenlenir; aksi hâlde gün sonunda Z raporu ile kasa tutmaz.
- Platform hakedişini net tutarla gelir yazmak. Satış hasılatı müşterinin ödediği tutardır; komisyon ayrı bir giderdir.
- Kamu kurumuna kesilen toplu yemek faturasında tevkifatı unutmak. Fatura düzeltilmek zorunda kalır, cari bakiyeniz de yanlış görünür.
- Pazardan ve üreticiden belgesiz alım yapmak. Belgesiz alış gider yazılamaz; stok ve maliyet kaydı tutmaz.
- Kişisel harcamayı işletme kasasından karşılayıp kaydetmemek. Kasa sayımı ile kayıt arasındaki fark her ay büyür.
Sık sorulan sorular
Kafeler 2026'da gerçek usule mi geçti?
Büyükşehir olan illerde nüfusu 30.000'i geçen ilçelerdeki lokanta ve benzeri işletmeler ile eğlence ve istirahat yerleri 1 Ocak 2026'dan itibaren gerçek usuldedir; kafelerin çoğu bu tanımlara girer. Diğer yerlerde sınırları aşmayan kafe basit usulde kalabilir.
Restoran yazar kasa fişi yerine fatura kesmek zorunda mı?
Bireysel müşteriye yazar kasa fişi kesilir; müşteri isterse ya da vergi mükellefi olmayan bir müşteriye satış 2026'da 12.000 TL'yi aşarsa fatura düzenlenir. Vergi mükellefi bir alıcıya yapılan satışta tutara bakılmaksızın fatura kesilir.
Toplu yemek faturasında tevkifat oranı kaç?
Yemek servis ve organizasyon hizmetlerinde oran 5/10'dur ve yalnız belirlenmiş alıcılar (kamu idareleri, bankalar, sigorta şirketleri gibi) uygular. İşlemin KDV dahil bedeli 12.000 TL'yi aşmıyorsa tevkifat yapılmaz.
Restoran için ücretsiz plan yeterli mi?
Tedarikçi, gider ve kasa takibi için başlangıçta yeterlidir. e-Arşiv veya e-Fatura kesmeniz gerekiyorsa Yıllık Paket gerekir; ücretsiz planda faturalar yalnız PDF olarak oluşur.
Program, plan ve destekle ilgili diğer sorular sık sorulan sorular sayfasında.